Referenties en getuigschriften op je cv: hoe pak je dat slim aan?

Veel sollicitanten halen de begrippen referentie en getuigschrift door elkaar, terwijl ze in een sollicitatieprocedure een heel andere rol spelen. Een referentie is een persoon die jouw professionele vaardigheden, werkhouding en prestaties mondeling toelicht wanneer een recruiter of werkgever contact opneemt. Meestal is dit een voormalige manager, een directe collega of een projectleider met wie je nauw hebt samengewerkt. De recruiter neemt telefonisch of via e-mail contact op met deze persoon om te controleren of jouw cv en sollicitatiebrief overeenkomen met de werkelijkheid.

Een getuigschrift is daarentegen een formeel, schriftelijk document. In België en veel andere Europese landen geeft een werkgever aan het einde van een dienstverband soms een getuigschrift mee. Hierin staat welke functie je hebt bekleed, gedurende welke periode je in dienst was en welke taken je hebt uitgevoerd. Soms bevat het getuigschrift ook een korte beoordeling van je inzet en prestaties. Terwijl een getuigschrift een vaststaand bewijsstuk is dat je direct kunt toevoegen aan je sollicitatie, is een referentie een dynamisch contactpunt dat pas later in het proces wordt geraadpleegd.

De vraag die bijna iedere werkzoekende zich stelt: hoort de sectie referenties thuis op je cv? Het korte antwoord is nee, tenzij de vacature er expliciet om vraagt. Op een modern cv is de beschikbare ruimte schaars. Je wilt recruiters snel overtuigen van jouw ervaring, vaardigheden en behaalde resultaten. Het opsommen van namen, telefoonnummers en e-mailadressen neemt waardevolle plek in die je beter kunt gebruiken voor concrete projecten of opleidingen.

Bovendien is het om privacyredenen verstandig om niet zomaar contactgegevens van anderen op internet of in cv-databases te verspreiden. Zinnen zoals 'referenties op aanvraag' zijn tegenwoordig overbodig. Recruiters weten namelijk heel goed dat ze om referenties kunnen vragen als het sollicitatiegesprek positief verlopen is en ze in de finale fase van de werving zitten. Bewaar je lijst met referenten op een afzonderlijk document dat je klaar hebt liggen zodra de werkgever er specifiek om verzoekt.

Een getuigschrift of aanbevelingsbrief kan jouw sollicitatie een enorme boost geven, vooral als je solliciteert in specifieke sectoren. In het onderwijs, de zorg, bij de overheid of in meer traditionele organisaties wordt een officieel getuigschrift erg gewaardeerd. Het biedt de recruiter een onafhankelijke bevestiging van jouw werkervaring en professionele integriteit. Als je een heel positief getuigschrift van een vorige werkgever hebt ontvangen, toont dat aan dat je op een prettige manier afscheid hebt genomen.

Ook als starter op de arbeidsmarkt kan een schriftelijke aanbeveling van een stagebegeleider of professor het verschil maken. Omdat je cv in dat geval nog weinig werkervaring bevat, helpt een getuigschrift om jouw inzet, leergierigheid en betrouwbaarheid aan te tonen. Let er wel op dat een getuigschrift recent en relevant moet zijn voor de functie waarop je solliciteert. Een getuigschrift van een vakantiebaan van jaren geleden voegt weinig waarde toe aan een sollicitatie voor een gespecialiseerde functie.

Je mag nooit zomaar iemand als referent opgeven zonder diegene eerst om toestemming te vragen. Dat is niet alleen onbehoorlijk, maar het brengt je referent ook in een lastig parket als een recruiter onverwacht opbelt. Een verraste referent geeft zelden een krachtig of voorbereid antwoord. Neem daarom altijd vooraf contact op via telefoon of e-mail. Leg uit voor welke functie je solliciteert en waarom je denkt dat deze persoon een geschikte referentie kan zijn.

Vraag expliciet of de persoon bereid is om op te treden als referent en of hij of zij een positief woordje voor je over heeft. Geef hierbij ook aan om welk bedrijf en welke rol het gaat. Dit geeft de voormalige werkgever de kans om vriendelijk te bedanken als diegene niet voldoende tijd heeft of denkt jou niet optimaal te kunnen aanbevelen. Is het antwoord positief? Bedank de persoon en stuur direct een kopie van je actuele cv en de specifieke vacature door, zodat je referent goed op de hoogte is.

Zodra een recruiter aangeeft dat ze jouw referenties willen natrekken, is het tijd om je referenten in te lichten. Laat hen weten dat ze op korte termijn een telefoonbericht of e-mail kunnen verwachten van de recruiter of HR-manager. Geef de naam van het bedrijf en de naam van de interviewer door als je die kent. Hierdoor overval je je referent niet tijdens een drukke werkdag en kan diegene alvast even nadenken over jullie samenwerking.

Help je referent door kort op te frissen welke projecten jullie samen hebben afgerond en welke vaardigheden belangrijk zijn voor de nieuwe job. Als het sollicitatiegesprek ging over jouw leiderschapskwaliteiten of probleemoplossend vermogen, kun je je referent vragen om juist op die aspecten de nadruk te leggen. Hoe beter je referent is gebriefd, hoe overtuigender en enthousiaster het gesprek met de recruiter zal verlopen. Vergeet niet om je referent na afloop te bedanken en op de hoogte te houden van de uitslag van je sollicitatie.

Privacywetgeving, waaronder de Europese AVG (GDPR), speelt een grote rol bij de sollicitatieprocedure. Het zomaar delen van persoonsgegevens van derden op een openbaar cv of via het internet is een overtreding van de privacyregels. Recruiters mogen volgens de wet trouwens ook niet zomaar op eigen houtje jouw vorige werkgevers opbellen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Een spontane achtergrondcheck uitvoeren bij een bedrijf waar je nu nog werkt, kan je huidige positie immers ernstig in gevaar brengen.

Zorg er daarom voor dat je de contactgegevens van je referenten pas deelt zodra een recruiter hier gericht om vraagt. Dit beschermt de privacy van je voormalige collega's en zorgt ervoor dat zij niet onnodig worden gestoord door ongewenste acquisitie of recruiters. Bovendien behoud jij hiermee de controle over het moment waarop de referentiecheck plaatsvindt. Wanneer de recruiter vraagt om referenties, geef je de gegevens door via een beveiligd bericht of tijdens het gesprek.

Referenties en getuigschriften vormen de kroon op een geslaagde sollicitatie. Ze bevestigen het positieve beeld dat jij in je sollicitatiebrief en tijdens de sollicitatiegesprekken hebt opgebouwd. Zorg voor een zorgvuldige selectie van referenten, bereid hen goed voor en respecteer altijd de privacywetgeving. Combineer dit met een overzichtelijk cv dat probleemloos door een ATS (Applicant Tracking System) wordt gelezen.

Wil je er zeker van zijn dat jouw cv opvalt en de juiste indruk maakt op de recruiter? Gebruik dan de professionele cv-builder van ecvbuilder.com. Met onze bewezen cv-templates en duidelijke cv-voorbeelden per functie stel je binnen enkele minuten een strak cv samen. Zo ben je optimaal voorbereid op elke vacature en zet je vol zelfvertrouwen de volgende stap in je carrière.