Referenties en getuigschriften op je cv: hoe en wanneer gebruik je ze?

Wanneer je solliciteert voor een nieuwe baan, wil een recruiter zeker weten dat je bent wie je zegt dat je bent. Je vertelt in je cv uitgebreid over je werkervaring, je vaardigheden en je successen. Dat klinkt natuurlijk allemaal fantastisch, maar een werkgever zoekt vaak nog een extra bevestiging. Daar komen referenties en getuigschriften om de hoek kijken.

Een referentie is een persoon met wie je in het verleden hebt samengewerkt. Denk aan een voormalige leidinggevende, een manager van een andere afdeling of een naaste collega. Deze persoon kan mondeling of schriftelijk toelichten hoe jij bent als werknemer. Ze praten over je werkhouding, je prestaties en je omgang met collega's.

Een getuigschrift is een officieel document dat je van een werkgever krijgt als je uit dienst treedt. In sommige landen, zoals Duitsland of Zwitserland, is dit wettelijk verplicht en heel uitgebreid. In België en Nederland is een getuigschrift vaak een verklaring waarin staat van wanneer tot wanneer je ergens hebt gewerkt en welke functie je bekleedde. Soms bevat het ook een positieve beoordeling van je inzet.

Het korte antwoord is: nee, dat hoeft niet. Vroeger was het heel gebruikelijk om onderaan je cv een lijstje met namen en telefoonnummers te zetten. Tegenwoordig gaan we anders om met privacy en ruimte op het cv. Je cv is een beknopt document waarin elke regel telt.

Recruiters gaan pas in een later stadium van de sollicitatieprocedure referenties bellen. Meestal gebeurt dit na het eerste of tweede sollicitatiegesprek, wanneer ze serieus overwegen om jou een aanbod te doen. Het is zonde om kostbare ruimte op je cv te verspillen aan contactgegevens van mensen die op dat moment nog niet gebeld worden.

Daarnaast speelt privacy een grote rol. Onder de Europese privacywetgeving (AVG) moet je zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Je wil de privé-telefoonnummers of zakelijke e-mailadressen van je voormalige managers niet zomaar op internet of in een openbare sollicitatiebank slingeren. Vermeld referenties dus alleen als de vacature er specifiek om vraagt.

Hoewel beide begrippen je betrouwbaarheid als sollicitant vergroten, zijn het twee heel verschillende zaken. Een referentie is dynamisch en persoonlijk. Het gaat om een gesprek waarin een recruiter gerichte vragen kan stellen over jouw functioneren, je communicatiestijl en je ontwikkelpunten.

Een getuigschrift is een statisch document op papier of in pdf-formaat. Het is geschreven op de briefpapier-lay-out van je vorige werkgever en ondertekend door de directie of HR. Een getuigschrift veranderd niet meer zodra het is uitgereikt. Het dient vooral als bewijs dat je daadwerkelijk bij het bedrijf hebt gewerkt en in welke rol.

In sommige sectoren, zoals het onderwijs, de zorg of overheidsinstanties, wordt vaker om getuigschriften of dienstattesten gevraagd. In het bedrijfsleven en bij commerciële functies geven recruiters meestal de voorkeur al snel aan een telefonische referentiecheck. Een persoonlijk gesprek geeft de recruiter namelijk de kans om dieper door te vragen.

Het is een absolute doodzonde in het sollicitatieproces: iemands naam en telefoonnummer opgeven zonder dat diegene van niks weet. Stel je voor dat een manager verrast wordt door een telefoontje van een recruiter en niet eens meer weet welke projecten jij hebt opgepakt. Dat komt niet professioneel over en kan je kansen flink beschadigen.

Neem altijd eerst contact op met de persoon die je als referentie wilt opgeven. Stuur een vriendelijk berichtje of bel even op. Leg uit waar je momenteel solliciteert en vraag of zij bereid zijn om als referent op te treden. Vertel ook kort welke functie-eisen belangrijk zijn voor deze nieuwe plek.

Als ze akkoord gaan, stuur ze dan een kopie van je huidige cv en de vacaturetekst waar je op solliciteert. Zo kunnen zij zich goed voorbereiden en anticiperen op mogelijke vragen van de recruiter. Vergeet niet om ze na afloop van de sollicitatieprocedure een bedankje te sturen, ongeacht de uitkomst.

Wanneer een recruiter jouw referent opbelt, mag het gesprek uitsluitend gaan over professionele zaken die relevant zijn voor de functie. De recruiter zal vragen stellen over je dagelijkse taken, je kwaliteiten, je stiptheid en hoe je samenwerkt in teamverband. Ook de reden van vertrek kan ter sprake komen.

Er zijn duidelijke grenzen aan wat een recruiter mag vragen. Vragen over je gezondheid, ziekteverzuim, kinderwens, godsdienst of persoonlijke leefomstandigheden zijn wettelijk niet toegestaan. Een goede referent kent deze regels en zal uitsluitend antwoorden op vragen over jouw werkprestaties.

Tijdens het gesprek probeert de recruiter een completer beeld te krijgen van je profiel. Ze vergelijken de antwoorden van de referent met wat jij hebt verteld tijdens de sollicitatiegesprekken. Eerlijkheid in al je gesprekken is daarom essentieel om een professionele indruk achter te laten.

Referenties en getuigschriften zijn waardevolle hulpmiddelen om je sollicitatie kracht bij te zetten. Zet ze slim in: vraag vooraf toestemming, bereid je referenten goed voor en vermeld contactgegevens pas wanneer het sollicitatieproces daar om vraagt. Met een heldere aanpak laat je een betrouwbare en professionele indruk achter bij recruiters.

Wil je dat jouw cv en referentielijst er vlekkeloos en overzichtelijk uitzien? Maak gebruik van de professionele cv-templates van ecvbuilder.com. Bekijk onze uitgebreide cv-voorbeelden per functie om precies te ontdekken hoe je jouw werkervaring en vaardigheden optimaal presenteert. Bouw vandaag nog binnen enkele minuten een overtuigend cv en zet de volgende stap in je carrière!