ATS-systemen en trefwoorden in je cv: zo kom je door de eerste selectie

Stel je voor: een bedrijf plaatst een vacature en krijgt binnen enkele dagen honderden reacties. Geen enkele recruiter heeft de tijd om al die documenten handmatig door te nemen. Om snel een selectie te maken, gebruiken veel werkgevers en recruitmentbureaus software. Deze software heet een Applicant Tracking System, oftewel een ATS-systeem.

Een ATS leest jouw cv voordat er een mens naar kijkt. Het systeem scant de tekst op zoek naar specifieke trefwoorden, ervaring en vaardigheden die overeenkomen met het profiel in de vacature. Voldoet jouw document niet aan de voorwaarden van het systeem? Dan verdwijnt jouw sollicitatie naar de achtergrond, hoe geschikt je ook bent voor de baan.

Het is dus heel belangrijk dat je begrijpt hoe zo'n cv-scanner denkt. Gelukkig is het geen geheimzinnige magie. Het is een programma dat zoekt naar duidelijke patronen, herkenbare functietitels en relevante trefwoorden. Zodra je weet waar het systeem op let, kun je jouw cv heel eenvoudig optimaliseren.

Wanneer je jouw cv uploadt via een sollicitatieknop, zet het ATS de lay-out om naar platte tekst. Alle grafische elementen, mooie kleurtjes en ingewikkelde kolommen worden gefilterd. De computer houdt alleen de woorden over.

Daarna vergelijkt het algoritme deze tekst met de vacaturetekst die de recruiter heeft ingevoerd. Het systeem kent punten toe op basis van hoe vaak en op welke manier bepaalde termen terugkomen. Het zoekt onder andere naar hard skills, soft skills, opleidingen, diploma's en het aantal jaren werkervaring.

De recruiter krijgt vervolgens een lijst met kandidaten te zien, gesorteerd op een geschiktheidsscore. Sollicitanten met de hoogste match bovenaan, de rest eronder. Wil je bij die bovenste groep horen, dan moet je dus exact dezelfde taal spreken als de werkgever in zijn vacature gebruikt.

Trefwoorden of keywords zijn de specifieke termen die het ATS gebruikt om geschikte kandidaten te identificeren. Maar hoe weet je welke woorden belangrijk zijn? Het antwoord is simpel: de vacaturetekst is jouw spiekbriefje.

Lees de vacature heel aandachtig door en markeer de woorden die regelmatig herhaald worden of onder het kopje 'Profiel' of 'Functie-eisen' staan. Let hierbij op verschillende categorieën termen:

Het is niet genoeg om een losse lijst met woorden onderaan je cv te plakken. Een modern ATS kijkt ook naar de context waarin termen staan. Het is verstandig om de belangrijkste trefwoorden natuurlijk te verspreiden over verschillende onderdelen van je document.

Begin al in de titel van je cv en in de persoonlijke profieltekst bovenaan. Noem hier direct de functietitel uit de vacature en twee of drie van je sterkste vaardigheden. Dit geeft het algoritme meteen bij de eerste regels een sterke indicatie van jouw geschiktheid.

Verwerk de specifieke actiewoorden en vakterminologie vervolgens in de beschrijving van je werkervaring. Gebruik actieve zinnen waarin je uitlegt hoe je die vaardigheden hebt toegepast. Vul dit aan met een apart overzichtje van je vaardigheden en opleidingen voor maximale vindbaarheid.

Je kunt nog zo de juiste trefwoorden gebruiken, als de opmaak van je document niet geschikt is voor tekstherkenning, leest het ATS alsnog helemaal niets. Een strakke, leesbare structuur is essentieel.

Vermijd ingewikkelde lay-outs die het scannen verstoren. Let tijdens het bouwen van je cv op de volgende veelgemaakte valkuilen:

Vergeet niet dat het ATS-systeem alleen het eerste filter is. Zodra je door die eerste ronde bent, komt je cv op het bureau van de recruiter of de personeelsmanager terecht. En die persoon wil geen saaie opsomming van losse zoekwoorden lezen.

Schrijf altijd voor de mens, maar houd de robot in je achterhoofd. Gebruik vloeiende, actieve zinnen en onderbouw je vaardigheden met concrete resultaten. Zeg niet alleen dat je goed bent in verkopen, maar schrijf dat je een verkoopstijging van 15 procent hebt gerealiseerd.

Door professionele zoekwoorden te combineren met een duidelijke, menselijke vertelstijl, maak je indruk in beide fases van het sollicitatieproces. Ook een sterke sollicitatiebrief en een bijgewerkt LinkedIn-profiel versterken dit geheel.

Een van de grootste fouten die sollicitanten maken is 'keyword stuffing': het overmatig herhalen van trefwoorden om de score kunstmatig op te krikken. Als een woord onnatuurlijk vaak in je tekst staat, valt dat bij de recruiter meteen op en haak hij af.

Een andere beruchte 'truc' is het toevoegen van onzichtbare witte tekst onderaan de pagina om het ATS te misleiden. Veel moderne ATS-systemen zetten alle tekst om naar platte zwarte tekst bij de verwerking. De recruiter ziet die verborgen woorden dus gewoon staan. Dit komt heel onprofessioneel over en leidt vrijwel direct tot een afwijzing.

Wees eerlijk en kies trefwoorden die echt bij je passen. Pas liever de synoniemen of spelling aan aan de vacaturetekst (bijvoorbeeld 'MS Excel' vervangen door 'Microsoft Excel' als dat zo in de tekst staat) dan dat je ervaring verzint die je niet hebt.

Een ATS-systeem hoeft geen hindernis te zijn als je weet hoe je ermee om moet gaan. Door de vacature goed te analyseren, relevante trefwoorden op te nemen en te kiezen voor een heldere indeling, vergroot je de kans op een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek aanzienlijk.

Wil je er zeker van zijn dat jouw cv vlekkeloos wordt uitgelezen door elke cv-scanner? Gebruik dan de professionele cv-templates van ecvbuilder.com. Onze ontwerpen zijn specifiek ontwikkeld om zowel door ATS-software als door recruiters gewaardeerd te worden. Bekijk ook onze handige cv-voorbeelden per functie voor nog meer inspiratie!